La conservation des documents professionnels et personnels permet de prouver l’existence d’un droit ou le respect d’une obligation. Les délais de conservation diffèrent selon leur nature, la législation en vigueur ou l’usage auquel ils sont destinés. En effet, certains documents doivent être conservés à vie, alors que d’autres ont des délais de conservation plus courts, prévus par la réglementation.
Dans cet article, il sera abordé la durée de conservation relative aux documents courant de la vie quotidienne.
POUR LES ENTREPRISES :
La période minimale durant laquelle l’entreprise doit nécessairement conserver les traces écrites de ses opérations pour conserver une preuve en cas de litige ultérieur avec le fisc, un client, un fournisseur, etc... est la suivante :
Documents comptables :
Livre et registre comptable (livre journal, grand livre, livre d’inventaire etc.) : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice ;
Pièce justificative (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.) : 10 ans à partir de la clôture de l’exercice.
Documents bancaires :
Relevés bancaires, talons de chèque,... : 5 ans.
Documents fiscaux :
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration (impôt sur le revenu, impôt sur les sociétés, BIC, BNC, impôts directs locaux, CFE, CVAE, TVA…) doivent être impérativement conservés pendant un délai de 6 ans.
Ce délai court à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres/registres OU de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
Documents sociaux (sociétés commerciales) :
Statuts de la société : 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés (RCS) ;
Documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) : 10 ans ;
Convocations, feuilles de présence, pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d’administration : 3 ans.
Documents civil et commerciaux :
Contrat/convention dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale : 5 ans ;
Documents attestant de la fourniture de biens ou de services aux consommateurs (bons de livraison, PV de réception des travaux) : 2 ans ;
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) : 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation ;
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers : 30 ans.
Documents relatifs à la gestion du personnel :
Bulletins de paie, registre unique du personnel (durant tout son salariat, puis pendant les 5 ans suivant son départ), contrats de travail et avenants, observations, mise en demeure de l’inspection du travail et contrôle du CHSCT (Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail), déclarations d’accident du travail et tous les documents relatifs au contrôle par la sécurité sociale et régimes de retraite : 5 ans ;
Documents relatifs aux charges sociales et taxes sur les salaires, la comptabilisation des jours de travail (pour les salariés sous forfait) : 3 ans ;
Comptabilisation des heures de travail, astreintes et compensations de chaque salarié : 1 an ;
Tous les documents relatifs à la carrière du personnel et notamment les relevés de salaires annuels ou heures CPF (Compte Personnel de Formation) : durée illimitée.
Dans certains cas, ne pas conserver les documents de l'entreprise peut valoir des sanctions. En effet, l’article 1734 du Code général des impôts précise qu’une « amende de [5 000 €] est applicable en cas d’absence de tenue [des] documents [demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»
POUR LES PARTICULIERS :
En ce qui concerne les documents liés à la vie personnelle et familiale, ils doivent le plus souvent être conservés de façon permanente comme :
les actes d’état civil (copies intégrales et extraits) ;
les jugements de divorce ou jugements d’adoption ;
les contrats de mariage (documents relatifs aux biens apportés ou acquis lors du mariage par donation ou legs) ;
les livrets de famille ;
les diplômes.
En matière bancaire/ assurance :
Relevés bancaires, talons de chèque,... : 5 ans ;
Quittances, avis d’échéance, courriers de résiliation : 2 ans à compter de la date du document (idem pour le contrat d’assurance) ;
Contrats d’assurance vie : 10 ans (par le bénéficiaire de l’assurance, dès qu’il a connaissance du contrat).
Concernant l'habitat :
Preuves du paiement des charges de copropriété, correspondances avec le syndic, procès-verbaux des assemblées générales de copropriété : 10 ans ;
Quittances de loyer, contrats de location, états des lieux : 3 ans après la durée de la location (ces délais s’appliquent aux logements loués comme résidence principale, vides ou meublés).
Dans l'absolu, il est vivement conseillé de conserver toutes ces pièces pendant une durée illimitée pour éviter toute difficulté ; si cela ne vous est pas possible, sachez au les durées de conservation indiquées sont celles que vous devez respecter au minimum.
Pour un chef d'entreprise, afin de gérer ses archives de façon numérique et éviter ainsi tout risque de perte, il est possible de s'adresser à un service de stockage en ligne. Cette méthode présente certains avantages non négligeables :
une diminution des risques de pertes ou de dégradation des documents ;
un accès et un classement facilités ;
un partage des documents simplifiés.
Vous l'aurez donc compris, faire du tri dans vos papiers c'est bien mais attention a respecter les délais minimum de conservation imposés. En cas de contrôle, cela peut vous nuire ou nuire à votre entreprise.
Et si vous ne savez pas par où commencer, je suis là pour vous aider ! N'hésitez pas à me contacter.
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